¿Qué es un documento
administrativo?
Antes de nada debemos saber qué es en
sí un documento. Según lo visto en clase un documento es toda aquella
información que estando contenida en un soporte, es capaz de ser comunicada y
puede ser recuperada, su finalidad es la de informar, existiendo dos tipos de
documentos:
- Documento clásico: es
único y perdura en el tiempo más que un documento digital.
- Documentos digitales: puedes
modificar su soporte y su difusión es más sencilla.
Una vez hemos identificado qué es un
documento per sé y cuáles son sus tipos, definiremos qué es
un documento administrativo en base a la definición dada
anteriormente, es aquel soporte que usa la Administración Pública para
materializar sus distintos actos.
Los documentos administrativos tienen
dos funciones principales.
§ Función de constancia: El
documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los
actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores
o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
§ Función de
comunicación: Los documentos administrativos
sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha
comunicación es tanto interna, entre las unidades que componen la organización
administrativa, como externa, de la Administración con los ciudadanos y con
otras organizaciones.
Para poder calificar un documento
como administrativo apreciamos que deben cumplir una serie de características,
concretas siendo estas las siguientes:
- Producen efectos: no podemos calificar
como documentos administrativos, aquellos documentos cuya finalidad no es
la de producir efecto alguno (los resúmenes, extractos de textos, etc.)
Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros
o para la propia administración publica.
- Son emitidos por un órgano
administrativo: siempre tiene que ser un órgano integrante de una
Administración Pública, el emisor de un documento administrativo, en el
caso de que el que produce el documento no forme parte de la
Administración Pública no podemos estar hablando de un documento
administrativo.
- Los documentos administrativos, deben
cumplir una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
En cuanto a los tipos de
documentos administrativos distinguimos 3 tipos:
- Documentos de iniciación.
- Documentos de instrucción.
- Documentos de terminación.
Dentro de las entradas y con el objetivo de no hacer esta página excesivamente tediosa, trataremos los tipos de documentos administrativos con mayor profundidad.
Fuente: Documentos Administrativos -
Administración.gob.es
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