En esta entrada trataré de realizar una contraposición a cerca de las
principales virtudes y defectos de cada uno de los tipos de documentos en
cuestión, seré lo mas objetivo posible, mostrando las características estructurales
de ambos.
Antes de nada y para los menos enterados, hay que señalar lo que
entendemos por documentos tradicionales, que no son otra cosa que los documentos
en papel por otro lado, podemos definir un documento electrónico como aquel
documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un
ordenador u otro medio electrónico.
VS
Las principales características que suponen los elementos
diferenciadores elementales de los documentos tradicionales frente a los documentos
electrónicos son las siguientes:
v El contenido se registra de manera que para
leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que los
documentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
v El contenido del documento electrónico puede
ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el
que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de
la tecnología, en otras palabras, quedan anticuados y son sustituidos otros más
eficaces. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el
inconveniente es que puede dar lugar a manipulaciones, poniendo en duda por
tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la
documentación de archivo.
v Relacionado con lo anterior, debemos destacar
que la estructura física “per se” de un documento electrónico carece de
importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información
que contiene, ya que, como hemos dicho, se
modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica
que permite identificar cada documento y representar los elementos de su
estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura
que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla
del usuario, de no ser asi, podríamos estar ante una información no autentica.
v La identificación de los tipos de documentos
electrónicos se hace un tanto más compleja ya que no existe un documento
paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, es posible reconocer fácilmente
una carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy claro cuando se trate
de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas multimedia...
v La preservación de estos nuevos documentos
también difiere y puede presentarse como un desventaja para los documentos
digitales o electrónicos frente a los tradicionales. El tiempo que se estima
que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco y treinta años,
según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven obsoletos
los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a
otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo de
preservar estos documentos electrónicos conlleva la copia constante de unos
sistemas a otros, para, de este modo, evitar la pérdida de información.
Pese al avance indiscutible e inexorable de los documentos electrónicos
o digitales, los documentos en papel conservan y conservarán todavía mucho
tiempo ventajas, en términos de usabilidad, sobre los documentos electrónicos,
lo cual hace necesario plantear la coexistencia de ambos en un largo plazo, están
ventajas en algunos casos pueden estar sujetas a factores externos, como puede
ser la organización eficiente de los documentos tradicionales en archivos bien
clasificados, frente a una posible mala organización de los documentos digitales,
fruto del desconocimiento del uso y las capacidades de los mismos. Algunas
ventajas de los documentos tradicionales pueden ser:
Manejabilidad y salud: Una hoja de papel pesa menos que un PC por
muy portátil que sea. También es todavía mucho más fácil manejar un conjunto de
hojas, documento o libro, en papel, frente a una pantalla. Los ojos sufren
menos, salvando los casos de aquellas pantallas creadas específicamente para no dañar la vista.
Precio: El coste y el peligro asociado de pérdida robo o
extravío hace que el papel sea una opción ventajosa frente a los documentos digitales,
sobre todo en entornos de movilidad la sustitución de los documentos tradicionales
extraviados es mucho más asequible que la de documentos electrónicos, sobre
todo, debido al precio del soporte usado por los mismos, si bien hay que
señalar, que en caso de extravío suele ser más fácil recuperar la información
en si en medios digitales, ya que es más probable la existencia de copias de
seguridad en la nube, pen drive, discos duros etc.
Búsqueda y recuperación: Puede parecer que los documentos
electrónicos tienen ventaja en este terreno, pero depende de la implantación
tecnológica concreta y del uso que se haga. Así, cuando los documentos
electrónicos se archivan en sistemas de archivo tradicionales sin las debidas
herramientas de apoyo se multiplica el tiempo de acceso frente al papel
tradicional. En esas condiciones, el papel tiene clara ventaja, hasta el punto
de que resulta más eficaz imprimir y hacer las búsquedas visualmente. Esta última
ventaja es un tanto subjetiva y puede depender de la habilidad informática de
los distintos sujetos.
Fuentes:
Tras leer la entrada, me he dado cuenta que pese a ese pensamiento general que existe en lo que concierne al ámbito general conlleva una mejora, en este caso no es así, ya que, el documento tradicional cuenta con más ventajas.
ResponderEliminarSe observa una contraposición entre el coste de tiempo de digitalizar los documentos en papel y el coste económico y de espacio que tiene almacenar todos los archivos en papel. Yo sinceramente creo que lo mejor es tenerlos de forma digital, ya que ahí se pueden modificar y los que vale el almacenamiento es muy poco.
ResponderEliminarEn cuanto a lo que has mencionado acerca de la búsqueda y recuperación, pienso que hablamos de una ventaja subjetiva, ya para recuperar los datos digitales es necesario tener un mínimo de conocimiento.
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