Tipos de documentos administrativos

Uno de los rasgos que caracteriza la actividad administrativa es su carácter documental, ya que, se refleja en documentos que exponen el testimonio de la mencionada actividad que se lleva a cabo. Los documentos administrativos configuran la base en la que se materializan los diferentes actos de la Administración Pública.

Para determinar cuando un documento es administrativo, se pueden distinguir una serie de características:

• Producen efectos. No podemos definir como documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a desarrollar ningún tipo de efecto (resúmenes o extractos). De esta forma, los documentos administrativos siempre producen efectos frente terceros o en la misma organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo. Cualquier órgano de la Administración Pública será siempre el emisor de un documento administrativo.
• Un documento es válido cuando formaliza distintos requisitos formales y sustantivos que piden las normas que regulan la actividad administrativa. 

Los documentos administrativos constan de dos funciones esenciales que siempre deben cumplir:

• Función de constancia. Con la existencia del documento se corrobora la pervivencia de las actuaciones administrativas al realizarse sobre un soporte material. Se garantiza de forma segura la conservación de los actos realizador y la oportunidad de mostrar en cualquier momento su existencia, sus efectos y errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos de acceder a ellos.
• Función de comunicación. Los documentos administrativos pueden ser utilizados como una vía de comunicación de los actos que realiza la Administración. Esta comunicación puede ser interna (entre unidades que componen la organización administrativa), como externa (de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones).

El "Manual de Documentos Administrativos" conforma el primer estudio sistemático de los documentos que manejan la Administración Pública y los ciudadanos, y plantea distintos modelos para la elaboración de distintos documentos. Los tipos de documentos que vamos a exponer a continuación han sido clasificado con la ayuda del manual mencionado.

A continuación vamos a desarrollar los tres tipos de documentos que existen:

DOCUMENTOS DE INICIACIÓN

• Acuerdo de iniciación del procedimiento. En este tipo de documento se inicia un procedimiento administrativo de oficio, en el que deben darse las siguientes situaciones para su inicio: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. 
• Requerimientos de subsanación de efectos en la solicitud. A través de dicho documento se informa al interesado en un procedimiento que la solicitud por él mismo presentada no reúne los requisitos no va acompañada por todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que recibe esta notificación con dicha incidencia en efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo estipulado (10 - 15 días), en caso contrario se considerará que ha desistido y el procedimiento quedaría archivado, finalizando su tramitación.
• Petición de mejora voluntaria en la solicitud. Este tipo de documento puede ser empleado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el  órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
• Acuerdo de adopción de medidas provisionales. En los procedimientos administrativos en los que se quiere se adoptan estos acuerdos, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
• Acuerdo de acumulación de procedimientos. La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.
• Acuerdo de práctica simultánea de trámites. Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.

DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN

• Acuerdo de apertura de un período de prueba. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento. 
• Acuerdo de práctica de prueba. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
• Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo.
• Oficio de petición de informe preceptivo no determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable,a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles para la resolución del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se continua la tramitación del mismo.
• Oficio de petición de informe preceptivo determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolución de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo hasta que no se reciba dicho informe.
• Oficio de petición de informe facultativo. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción de plazos en la tramitación de dicho procedimiento.
• Citación de comparecencia. La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.
• Concesión de trámite de audiencia. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar,en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se esta llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes para la resolución que en su día se dicte.
• Acuerdo de apertura del período de información pública. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona física o jurídica que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
• Acuerdo de ampliación de plazos. Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta ampliación
  de plazos la puede conceder la Administración de oficio o a petición de los interesados.Existen dos supuestos de ampliación:

1. Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliación puede concederse de oficio por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de terceras personas.
2. Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la tramitación de un procedimiento. Esta ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el citado procedimiento.

• Acuerdo de tramitación de urgencia. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.
• Acreditación de la notificación. Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras cuestiones ,el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio postal, mensajería, etc., así como las circunstancias que han concurrido en la practica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado, su representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificación, etc...

DOCUMENTOS DE TERMINACIÓN

• Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado. Esta resolución la adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo del expediente y a su notificación al interesado. 
• Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen. Esta resolución la adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo máximo para resolver y notificar. Esta resolución sólo se produce en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que sean susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen. 
• Resolución tipo. La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste. 
• Resolución de inadmisión. Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
• Certificación de acto producido por silencio administrativo. Es un documento que la Administración expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución expresa en un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificación de acto producido por silencio administrativo tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolución expresa.
• Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la protección del interés público y la eficacia de la resolución.

Bibliografía:

https://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/reformaAdmon/DocumentosAdministrativos.html